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Evernoteノート総数1万超え。使い方まとめ2(タグ)。

前回のノートに引き続き、タグの備忘録。
使い出したのが2009年からだから、当然2009年以降の記録になるのですが、もっともっと早くからやっていれば、もっと面白い第二の脳になっていたんだろうなぁと思います。これが、10年20年続いた時にどうなるのか、考えると楽しみです。

タグ
考え方:GTDでいう、プロジェクト毎にタグを作成してます。タグは複層が可能だが、理解が難しくなるので、極力複層は避けて設計。最小単位のプロジェクトが「今日の会議のレジュメ、議事録」レベル。タグは原則「日付-内容」にしていて、こうすることで、並べた時に時系列で確認することができて大変便利。google日本語入力は「今日」とか「昨日」「月曜日」とか変換するとその日付を表示してくれる(2012/02/12みたいに)なので、このルールのタグ付け時に大変便利。
evernotetag

各タグの役割
進行中プロジェクト:まさに今やっていること、をまとめたタグを管理するタグ。ノートブックの「次にやる」に入っているノートに付けられているタグになる。ここでやり終わったプロジェクトが、完了プロジェクトに保存される。
検討・継続プロジェクト:今日明日ですることではないが、いつか発生するプロジェクトや継続して取り組んでいるプロジェクトを管理しているタグ。ここのおかげで「これ半年後の企画で覚えとく必要があるんだが、、」も躊躇なくプロジェクトタグを作成して、覚えておくことができました。
ストック:知識的なタグの管理にしようと思ったけど、タグの検索ができるので、使っていない。
完了プロジェクト:終わったプロジェクトタグはとりあえずここ。日付をタグの頭につけておくと時系列に並びます。1年間継続して使うと、このタグが宝物に見えてます。業務的に1年を周期に動くことが多いので、すぐに「昨年は一昨年はどうだった」が出てくるのがすごい有難い。
他のタグ:使ってない。evernoteの検索能力精度が相当向上しているのと「とりあえずノートに検索されうるキーワードを打ち込みまくって検索で困らないようにしよう」を実施しているため、ほとんど死蔵タグ一覧に。そうだったなぁ。昔は日本語入力が弱かったから、タグで管理しないとやっとれんかったんよなぁ。

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Evernoteノート総数1万超え。使い方まとめ1(ノート)。

2009年11月から使用を開始して、2年とちょっと。ようやくEvernoteの総ノート数が1万件を突破。
パソコンでの制作物、デジカメ、WEBや公私を問わず毎日の行動まですべて詰め込んでいるので、このサービスがない生活ってやつはすでに考えられない状態に。
2009年当初はまだ日本語版がなくて、ソフト的にも不十分だったけど、書店でWEBで会話でEvernoteの話が聞こえるくらい認知されて来たんだなぁと感慨深いです。
2010年くらいに、自分なりの使い方が見え、そこから便利さが一気に広がった記憶があります。
クラウドって言葉は、市民権を得つつあるので、殊更いうのは恥ずかしい感じですが、改めて、自分の環境を整理してみようと思っています。ノート・タグ・連携しているサービスやガジェット・使い方や考え方、みたいなテーマかな、と思います。まずはノートブックから。


ノートブック
考え方:GTD(Getting Things Done)、押し出しファイリング・ポケット1つの原則(via「超」整理法)
ノートブックは、GTDのルールに従って場所わけ。なのでノート単体はノートブックをよく移動します。最終処理場が、【留】ノートブック群で、WEBから・私的な・公的なに大きく分けています。後は写真も全部Evernoteに集約しているので、それも写真ノートブックに保存。各ノートのプロジェクトはなんなのか?をタブで管理。頭に数字をつけているのは、数字をつけると昇順に並べることができるので、数字に深い意味はないです。

notebook

各ノートの役割
@inbox:とりあえず、新規ノートは全てここ。その後、ストックするノートか、行動が求められるノートかなど分類する。
いつかするリスト:次に行動を求められないけど、いつかしたいこと。大体私的なことが貯まっていく…。
【留】●●ストック:行動が終了したものはここ。ノートの特性により、3つに分けて保存。
参考資料・タイムライン:滅多に使わないけど、たまに使うノートとかを入れているけどほとんど使っていない。日本語検索が優秀になったからなぁ。
次にやる、連絡待ち、今日はここまで!:ここが僕のEvernoteの要。ここの情報が飛ぶと、次何していいかわからなくなる。毎日、「次にやる」ノートブックを1つずつ片付ける→今日できることが終わったら「今日はここまで!」ノートブックに移動させる。1日のはじめは「今日はここまで!」のノートを全て「次にやる」ノートブックに移動させ、順次片付ける。「いつかやりたいけど取り掛かれない」死蔵タスクが幾つか眠っているのが非常に辛い。
完了タスク:特にストックに入れる必要もないくらいの単体タスクの墓場。タスク思いついた時に、メールとかでEvernoteに飛ばしたり、写真撮って画像で覚えたりしているから、そういった類のノートが多い。
写真系:写真でわざわざ公私ノートブックに入れる必要もない写真はここに。デジカメのSDカードは、無線通信ができるeye-fiを使っていて、撮影した写真は全てEvernoteに蓄積されるので、ここも結構ノート数が多い。でも見返すことは少ない。
所有物:名刺はスキャナで取り込んでいる。OCRがかかっているので、名刺の検索がすごい楽。ノートに訪問履歴とかの情報を載せておくと、前にいつなんの用事であったかもわかるので、ここは意外と重宝している。

Evernote利用2年、使い方・活用振り返り。

Evernoteを使い始めたのは2009年11月。気がつけば使い始めて2年が経過していた。
Evernoteはサービス名に「note」の名前がついていて、普通のノートと同様に「もの(サービス)は与えられているが、使い方・活用方法は自分で決める」タイプのWEBサービス。
「ノート?ノートブック?タグ?複層?複数端末で使えるらしいけどデータとか上書きするの?」みたいな状態からスタートして試行錯誤して、ほぼ「自分の使い方」が固まったと思うので、改めてまとめればと思います。
今このサービスが終了したら公私共々すごい苦労する、と言い切れるほどEvernoteには頼りまくっています。それくらい使い勝手が良く、他に代替がないサービスです。



全部Evernoteに任せるにあたって、「ここ乗り越えたからより便利になったよなー」をまとめると、

とりあえず保存する、習慣がついた
日常のメモだろうが、PowerPointのスライドだろうと、写真だろうと、紙資料だろうと、特殊なデータを除いて全部Evernoteに保存しています。新規にWindows上に保存フォルダを作成することはほとんどなく、データは「作業中フォルダ」と「Evernote保存済みフォルダ」を流れるだけです。後者のフォルダは実際は不要なので、実質は作業中フォルダとEvernoteだけで作業できている感じですね。
「この資料はどのフォルダの入れるべきだろうか?」の無駄時間や、こうもり問題(複数の分類項目に該当するデータをどこに配置するか)が排除できて楽ちんです。

Evernoteの検索能力を信用できた
2009年当初に比較すると格段に検索能力が向上しています。検索のバリエーションも増えて、Evernoteに放り込んだまま死蔵する・必要な時に見つけられないことは減ったと思っています。
「WEBでのGoogle検索+PCでのWindows検索」のような感じです。ノート上に「この内容で自分が思いつきそうなキーワードを単語で打ち込んでおく、データ保存の場合はノート名は「拡張子つきデータ名」にしておくと、時間がかかってもまず見つけられてます。

ノートブックとタグの役割分担が決まった
ノートブックはノートに求められている行動(今処理すべきか、保存するだけか、いつかするか)でまとめてノートを移動。タグはプロジェクト(20120227棚卸し、20110906会議、、、)ごとに作成しノートに関係のあるタグを付ける。と決めた。昨年同じプロジェクトを時系列に振り返られるので、「去年なんか失敗したと思ったんやけど、、、なんやったっけ?」は減った、はず。

他サービルと自動で連携できる仕組みが揃った
GoogleReaderでスターをつけると連携させたり、Twitter、ブログの記録を日毎に残したり、Eye-fiでデジカメ写真は勝手にEvernoteに追記されたりなど自動連携の仕組みが揃った。特に写真はありがたくて、備忘録メモ代わりに重宝されまくっています。

GTD、超整理法などリアルでの作業手順の中に組み込めた
ツールを使うためにツールではなくて、今の作業手順をしていく上で一番効率的なのが、Evernoteだった。
これが一番使い続けられている理由で、これがあるかぎり、自分の行動が蓄積されればされるほど重宝されるサービスになっていくんだろうと思う。

この2年で色んな仕組みや考え方を組み込んでいるので、掘り起こすために整理したいと思います。

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